Prozesse – Workflowschritte – SLA – QualityGates – Produkte – Rollen

Die optiFlow-Workflow-Engine digitalisiert all jene Unternehmensabläufe, die von bestehenden IT-Systemen nicht ausreichend unterstützt werden:

Auf Basis frei definierbarer Prozesse werden Workflowschritte zur Bearbeitung beauftragt. Die Anforderungen an In– und Output werden in Form von QualityGates transparent gemacht.
Berechtigungen zur Beauftragung und Bearbeitung werden über Rollen, denen frei wählbar Benutzer zugeordnet werden können, gesteuert.
Produkt- , Leistungs– und Servicelevelzuordnungen schaffen die Basis für das Tracking erteilter Aufträge und eine aktive Prozesssteuerung.

Tracking-Tool

Auftraggeber wie Auftragnehmer haben Realtime-Zugriff auf den aktuellen Status von beauftragten Workflowschritten und sind damit ihren Kunden, Lieferanten dem Management oder interessierten Kollegen jederzeit auskunftsfähig.

Detaillierte Auftragsinformationen für Auftragnehmer und Auftraggeber

QualityGates

Für relevante Workflowschritte werden Qualitätsanforderungen definiert, auf die bei Auftragserteilung hingewiesen wird. Auftraggeber erlangen so frühzeitig Kenntnis davon, welche Informationen und/oder Dokumente für eine effiziente und effektive Bearbeitung ihres Anliegens notwendig sind.

Die Überprüfung der bereitgestellten Inputs erfolgt vor Auftragsbearbeitung durch den Auftragnehmer. Nach dem Ampelprinzip wird bei „grün“ mit der Bearbeitung der Anforderung gestartet. Bei „gelb“ oder „rot“ wird dem Auftraggeber systemunterstützt mitgeteilt, welche Qualitätsanforderung nicht erfüllt wurde und dies entsprechend dokumentiert. Das SLA (definierte max. Erledigungsdauer) kann bis zur Bereinigung unterbrochen werden.

Prozess-Monitoring

Zu allen Geschäftsobjekten (Auftrag, Workflowschritt, Leistung, etc.) werden detaillierte, auch historische Informationen revisionssicher gespeichert. Für Workflowschritte sind dies neben den primären Auftragsdaten insbesondere: Zeitstempel, Benutzer-Identifikation und Status für jeden Bearbeitungsschritt (wann und durch wen wurde beauftragt, bewertet, in Bearbeitung übernommen, erledigt) sowie alle Ergebnisse und Inhalte der QualityGate-Bewertungen.

Diese Informationen können geschäftsobjektspezifisch bei anlassbezogenen Recherchen strukturiert abgerufen werden.

Für Analysen bspw. zur  Prozesssteuerung und –optimierung werden diese Daten aggregiert und in interaktiven Dashboards übersichtlich dargestellt.

Dashboards zur aktiven Prozesssteuerung

Mithilfe der BI-Dashboards können Erkenntnisse gewonnen werden, die in Hinsicht auf die Prozess– und Unternehmensziele bessere operative und strategische Entscheidungen ermöglichen.

 

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